Fungsi Nomor Surat dan Kode Surat Resmi

Daftar isi :

 Apakah Anda tau apa kegunaan nomor surat dalam surat? Jika Anda belum tau, saat ini bukan alasan lagi untuk tidak mengetahui tujuan nomor surat. Pertanyaan mengenai apa fungsi surat dan bagaimana penulisannya adalah salah satu soal tugas di sekolah. Biasanya pertanyaannya berupa penomoran surat dinas berikut yang benar adalah? atau tuliskan kegunaan nomor surat dalam surat! Oke di sini kami akan memberikan contoh nomor surat besera penulisan nomor surat organisasi.

Surat resmi, biasanya, mencantumkan nomor, jenis, instansi pengirim surat, dan kode surat. Nomor surat adalah urutan nomor surat yang telah dikeluarkan oleh instansi atau organisasi tersebut. Kode surat adalah kode klasifikasi masalah yang disampaikan dalam surat tersebut, sedangkan tahun yang tertera pada nomor surat menunjukan tahun kapan surat itu dibuat.

 Fungsi Nomor Surat dan Kode Surat Resmi

Fungsi nomor dan kode surat adalah sebagai berikut:

1) mengetahui banyaknya surat yang keluar;
2) memudahkan pengarsipan surat;
3) memudahkan mencari surat itu kembali jika dibutuhkan; dan
4) memudahkan petugas pengarsipan.


Contoh: surat lengkap di bagian bawah

Keterangan :

231 = nomor surat
SB = Surat Pemberitahuan
R = rektor (penanggung jawab surat / penanda tangan)
UPI = nama instansi
G.5 = bantuan luar negeri
VI = bulan pembuatan surat, bulan Juni
07 = tahun pembuatan surat 2007

Baca juga : Unsur-Unsur Fisik Puisi, Pengertian dan Contoh Puisi

 

Aturan Cara Menciptakan Nomor Surat Dan Teknik Penulisannya

Cara Membuat Nomor Surat dan Teknik Penulisannya - Nomor surat merupakan bab yang penting dari sebuah surat terutama surat dinas atau surat resmi. Nomor surat berfungsi sebagai bukti diri dari surat itu sendiri biar surat tersebut terang bukti dirinya untuk kepentingan kearsipan. Namun sangat disayangkan hingga ketika ini masih sering ditemukan penulisan nomor surat yang tidak sempurna di lingkungan dinas pemerintahan. Oleh risikonya mari kita pelajari perihal nomor surat biar tidak keliru nantinya.

Nomor surat merupakan isyarat dari beberapa bab nomor surat tersebut. Adapun bab dari nomor surat tersebut antara lain:

Nomor urut surat

Kode unit / pihak pengeluaran surat
Kode sentra perbukuan
Kode perihal surat
Bulan/tahun pembuatan

Bagian-bagian tersebut mempunyai fungsi sendiri-sendiri yang fungsi utamanya sebagai bukti diri untuk kepentingan kearsipan surat itu sendiri. Setiap insitusi atau forum berhak menciptakan sistem penomoran suratnya sendiri namun tetap melihat pengaturan nomor surat yang telah ditetapkan oleh peraturan Mendagri Republik Indonesia No.78 Thn.2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kemendagri dan Pemda. Untuk itu mari kita lihat pola nomor surat di bawah ini!


A.001/PH/PELANTIKAN BEM/BEM-UI/IV/2015

Pada pola nomor surat diatas sanggup kita lihat bahwa ada beberapa bab dari isyarat surat itu sendiri. Maka dari itu mari kita bahas satu persatu dibawah ini.

A = Kode surat internal, berarti untuk surat dengan isyarat B sanggup dikatakan sebagai surat eksternal. Semuanya tergantung dari pihak pengeluaran surat menciptakan kode-kode tersebut.

001 = nomor 001 yang tertera pada awal nomor surat diatas merupakan isyarat nomor urut keluaran surat dari suatu instansi maupun organisasi. Dengan kata lain berarti nomor 001 tersebut membuktikaan bahwa surat tersebut gres pertama kali dikeluarkan oleh instansi tersebut.

PH = Kode dari jenis surat tersebut. PH (Permohonan) yang membuktikan bahwa surat tersebut ialah surat permohonan.

PELANTIKAN BEM = Perihal program pada surat tersebut

.
BEM-UI = Pihak yanng mengeluarkan surat. (Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Indonesia).

IV = Kode bulan pengeluaran surat dalam angka romawi atau sanggup diartikan bulan April.

2015 = Tahun pengeluaran surat

Mungkin pola diatas sanggup membantu anda yang sedang kesusahan dan semoga tak menciptakan kesalahan dalam menulis surat kedepannya. Adapun fungsi nomor surat untuk sebuah surat antara lain:

Fungsi Nomor Surat

Fungsi Kearsipan, yaitu mempergampang penyimpanan surat tersebut dan pendataan surat yang keluar dan masuk.
Fungsi pencarian, yaitu fungsi untuk mempergampang pencarian surat apabila suatu ketika diperlukan.
Fungsi Pencatatan, yaitu megampangkan pencatatan serta pendataan baik surat yang keluar maupun surat yang masuk.

Masing-masing bagian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting, yaitu berkaitan dengan kearsipan. Agar lebih jelas anda bisa mengikuti penjelasan mengenai Sistem Penomoran Surat Resmi berikut ini.

Format Penomoran Surat Keluar

1. Surat Keputusan (SK) : 01 (kode nomor surat)
2. Surat Undangan (SU) : 02
3. Surat Permohonan (SPm) : 03
4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
5. Surat Peminjaman (SPp) : 05
6. Surat Pernyataan (SPn) : 06
7. Surat Mandat (SM) : 07
8. Surat Tugas (ST) : 08
9. Surat Keterangan (SKet) : 09
10. Surat Rekomendasi (SR) : 10
11. Surat Balasan (SB) : 11
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
13. Sertifikat (SRT) : 13
14. Perjanjian Kerja (PK) : 14
15. Surat Pengantar (SPeng) : 15


Contoh :
No : 01.001/SMK-AI/VIII/2017

Keterangan :
01 : Kode nomor surat
001 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan
SMK-AI : Nama lembaga yang mengeluarkan surat (SMK AL-INTISAB)
VIII : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2017 : Tahun berjalan

Setiap institusi atau organisasi berhak membuat sistem / aturan penomoran surat dimana sistem tersebut bebas dilakukan sepanjang tidak keluar dari aturan umum sistem penomoran surat, berupa kode angka / huruf dan singkatan-singkatan. Lebih jelasnya silahkan perhatikan contoh berikut!

Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2014
Coba lihat susunan kode pada nomor surat resmi di atas, tentu ada arti, maksud dan juga tujuannya bukan? Nah, pada nomor di atas masing-masing memiliki arti sendiri yaitu seperti dijelaskan di bawah ini:

A = kode untuk surat internal (misalnya surat undangan untuk anggota, surat apapun yang berkaitan dengan anggota organisasi / jaringan dalam institusi). Sehingga kode "B" berarti kode surat untuk pihak luar organisasi. Maka boleh juga memberikan kode C untuk Jenis Surat Tugas dan Surat Keterangan lainnya.

001 = Artinya nomor seri surat itu dikeluarkan, misalnya dalam suatu kegiatan surat pertama yang dikeluarkan untuk internal lembaga khusus di kegiatan tersebut adalah 001, maka kalau ada surat susulan otomatis menjadi 002.

Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan acara / kegiatan. Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan sebagainya

AKB = Identitas organisasi / institusi

I = Bulan ketika surat itu dikeluarkan, umumnya di tulis dalam angka romawi

2014 = Tahun surat itu di keluarkan
Dari arti masing-masing bagian nomor tersebut jelas sekali dapat kita lihat berbagai fungsi nomor surat tersebut. Kalau kita lihat dari penjelasan tersebut dapat diketahui bahwa fungsi nomor surat antara lain sebagai berikut:

a. Mempermudah penyimpanan (index)
b. Mempermudah pencarian surat
c. Memudahkan pencatatan baik surat masuk maupun surat keluar

Jadi, nomor tersebut penting bukan? Maka dari itu anda yang sering berurusan dengan pembuatan surat menyurat tentunya harus tahu bagaimana membuat nomor untuk surat masuk maupun untuk surat keluar. Sekarang coba perhatikan beberapa contoh lain berikut ini.

Nomor: 20/KKG/X/2014
Nomor: 430/C.C2/KR/2014

Dari beberapa contoh yang ada di atas bisa kita ketahui bahwa nomor ini terdiri dari beberapa bagian yang bisa kita identifikasi. Bagian nomor tersebut seperti yang sudah disebutkan di atas yaitu nomor urut, kode instansi/perusahaan, dan kode bulan serta tahun pembuatan surat.

Dengan informasi yang ada pada nomor tersebut tentu anda bisa dengan mudah mengetahui informasi tentang surat yang ada, yaitu informasi mengenai:

1. jumlah surat yang telah di buat
2. jenis surat
3. siapa yang membuat
4. bulan apa di buat
5. tahun berapa di buat

Itulah fungsi nomor surat dan kode surat resmi yang bisa kami bagikan. Semoga bermanfaat